10 suggerimenti e funzionalità intelligenti per chiamate Zoom efficaci

Jun 25, 2023

Molti di noi hanno utilizzato Zoom, ma pochi conoscono le sue funzionalità più efficaci. Con questi suggerimenti puoi creare la migliore esperienza Zoom per tutti.

Poiché il posto di lavoro virtuale è diventato sempre più la norma, sempre più persone si affidano a Zoom per le chiamate online. Le chiamate Zoom sono diventate lo standard de facto per le riunioni e la collaborazione a distanza.

Sin dal suo inizio, Zoom ha costantemente introdotto nuove funzionalità che gli utenti come noi possono sfruttare per rendere le nostre riunioni più efficienti. Eppure, nonostante l’aumento della sua popolarità, non molti di noi sanno come utilizzare al meglio l’app.

In questo articolo, diamo un'occhiata ad alcuni suggerimenti e trucchi per rendere le tue chiamate Zoom più efficaci.

Se hai riunioni che si verificano a intervalli regolari (giornalieri, settimanali, mensili, ecc.), impostare riunioni ricorrenti è la soluzione ideale. Con le riunioni ricorrenti di Zoom, puoi utilizzare lo stesso ID riunione e le stesse impostazioni per ogni occorrenza.

La pianificazione di riunioni ricorrenti può aiutarti a prenotare diverse riunioni in anticipo, riducendo così il tempo sprecato a organizzarne di nuove ogni volta. Consente inoltre ai partecipanti di pianificare i propri eventi con largo anticipo, poiché possono vedere tutte le riunioni imminenti quando collegano il proprio calendario a Zoom.

È possibile pianificare riunioni ricorrenti facendo clic suPianifica un eventosul client Zoom.

Discorsi che distraggono e rumori di sottofondo possono facilmente ostacolare la tua chiamata altrimenti produttiva. In qualità di organizzatore di una riunione, puoi scegliere di far sì che tutti coloro che partecipano alla chiamata inizino con l'audio disattivato. Ciò garantisce uno spazio tranquillo in cui i partecipanti possono scegliere di riattivare l'audio solo quando desiderano parlare.

Puoi scegliere di chiedere a tutti i partecipanti di riattivare l'audio quando necessario o di impostare un processo di pre-approvazione per riattivare l'audio dei singoli partecipanti.

Puoi abilitarlo andando suImpostazioni>Visualizza altre impostazioni>Pianifica riunione, quindi abilitandoDisattiva l'audio di tutti i partecipanti quando partecipano a una riunione.

Zoom aggiorna spesso il suo software per correggere bug e aggiungere nuove funzionalità, il che è fantastico! Ma aspettare che gli aggiornamenti vengano eseguiti quando devi rispondere a una chiamata può essere estremamente fastidioso. Per evitare questo problema, puoi semplicemente disattivare gli aggiornamenti automatici.

Una volta terminata la riunione, puoi verificare e installare eventuali aggiornamenti disponibili. Ciò riduce i ritardi nelle chiamate, garantendo al tempo stesso l'esperienza dell'app più aggiornata.

Per disattivare gli aggiornamenti automatici del software, vai aImpostazioni>Generalee deseleziona la casella di controllo perMantieni aggiornato automaticamente il client desktop Zoom.

Con la funzione Sala d'attesa di Zoom, l'host può determinare quando un ospite si unisce alla chiamata. Hai la possibilità di ammettere i partecipanti uno per uno o di ammettere tutti contemporaneamente dalla sala d'attesa.

Se hai impostato una sala d'attesa per la riunione, i partecipanti vedranno una schermata predefinita quando si uniranno alla chiamata. Zoom ti consente anche di personalizzare questa schermata. Puoi aggiungere il logo della tua azienda, del testo e un video introduttivo che i partecipanti possono guardare prima di unirsi.

Per abilitare le sale d'attesa, vai aImpostazioni>Visualizza altre impostazioni>Sicurezzae attiva il pulsante di attivazione/disattivazione perSala D'Attesa.

La funzionalità delle sale riunioni di Zoom è altamente consigliata per le riunioni che potrebbero richiedere la partecipazione e la collaborazione di più gruppi più piccoli.

Questo può essere l'ideale per sessioni di brainstorming o progetti di gruppo. Una riunione Zoom può essere suddivisa in un massimo di 50 stanze per sottogruppi di lavoro. L'ospitante può scegliere di assegnare automaticamente o manualmente i partecipanti alle stanze per sottogruppi di lavoro.

Per abilitare i gruppi di lavoro, vai aImpostazioni>Visualizza altre impostazioni>In riunione (avanzato)e attiva il pulsante di attivazione/disattivazione perSala riunioni - Camere.

Le riunioni online sono altamente suscettibili alle interruzioni dovute al rumore di fondo. Il rumore del traffico esterno, i bambini che piangono in un'altra stanza o gli avvisi provenienti dagli elettrodomestici possono facilmente ridurre l'efficacia della chiamata.